De acordo com o relatório 'State of the PMO' da PMSolutions , a porcentagem de organizações com um escritório de gerenciamento de projetos (PMO) aumentou de 61% em 2007 para 71% mais recentemente (2017).

As empresas estão competindo em uma porta giratória de complexidade digital. Isso cria uma pressão cada vez maior para entregar um volume maior de projetos com recursos finitos, ao mesmo tempo em que o negócio cresce. Com a expansão digital em ritmo acelerado e a interrupção constante de tecnologias, o desenraizamento de indústrias e empresas estáveis ​​precisa manter e aumentar sua participação no mercado ou morrerá tentando.

Equilibrar vários projetos está se tornando cada vez mais importante, à medida que as organizações reconhecem seu valor em um cenário competitivo, onde maximizar recursos e atingir prazos pode ser a diferença entre afundar ou nadar neste clima acelerado.

Os princípios de gestão do PMO são baseados em metodologias padrão da indústria documentadas em PRINCE2 ou diretrizes do PMBOK que se concentram no planejamento, organização, recrutamento, execução e controle das operações de uma organização para garantir a produção máxima com o mínimo de erros.

Mas existe um escritório de gerenciamento de projetos de tamanho único? Vamos examinar o que um PMO faz e se sua organização deve considerar essa abordagem no gerenciamento de projetos.

O que é um PMO e por que você precisa de um?

O PMO desempenha um papel fundamental na gestão de projetos de um nível estratégico. Ao contrário do gerenciamento de projetos, que se concentra nas atividades do dia-a-dia dentro de uma equipe de projeto, o PMO atua como uma estrutura para gerentes de projeto , fornecendo metodologias e modelos de PMO para gerenciar programas dentro de uma organização. Ele controla os recursos de gerenciamento de projetos necessários para manter e implantar projetos. Ele também auxilia com ferramentas específicas de PMO, como Smartsheet, Pert e gráficos de Gantt, que fornecerão orientação e suporte a outras equipes sobre como gerenciar projetos.

As equipes de liderança dentro de uma organização normalmente têm outro trabalho importante para se concentrar na gestão do negócio e não têm a capacidade ou potencialmente as habilidades para manter o controle de todos os projetos em andamento em alto nível.

Os gerentes de projeto estão ocupados com suas atividades do dia-a-dia e com suas equipes, então esse abismo não é controlado, sem ninguém priorizando a 30.000 pés de altura como entregar os muitos projetos que uma organização precisa realizar em um ano fiscal. A comunicação é confusa, pois a alta administração não tem uma visão geral sólida da saúde de seus negócios no nível de base.

Responsabilidades PMO

Governança

Definir as melhores práticas para desenvolver programas em uma organização. Ele se concentra nos procedimentos padronizando as metodologias de PMO necessárias entre os departamentos.

Comunicação

Preencher a lacuna entre a gerência sênior, líderes de departamento e gerentes de projeto para garantir que a comunicação e as atualizações de status do projeto sejam simplificadas pode ser uma tarefa gigantesca em grandes organizações. Ter essa função de PMO centralizada garante que a alta administração esteja ciente de quais projetos estão em risco e, potencialmente, destaque as oportunidades perdidas com a intenção de colocar um plano de ação em prática para corrigir a trajetória de queda do projeto.

Gerenciando recursos

O PMO gerencia as interdependências entre os projetos, minimizando o desperdício de recursos e erros, bem como o trabalho repetível que já foi realizado. Ele aproveita esses aprendizados e reúne as lições aprendidas, disponibilizando-as para outras equipes de projeto para aumentar ainda mais a otimização e encurtar os prazos. Ele cria sinergia entre os gerentes de projeto, garantindo uma navegação mais suave com base no projeto.

Coaching

O PMO treina e orienta gerentes de projeto, bem como líderes de equipe, aumentando o valor do conjunto de habilidades da equipe, ao mesmo tempo que promove as melhores práticas de gerenciamento de projetos dentro de uma organização, dando-lhes voz para conduzir o projeto na direção certa.

Planejamento estratégico

O PMO é o principal responsável por ajudar a alta administração a focar em quais projetos precisam ser eliminados e como priorizar com base em objetivos estratégicos de longo prazo.

Diferentes tipos de PMOs

Onde o PMO se encaixa na estrutura hierárquica de sua empresa dependerá do que sua empresa deseja alcançar em seus muitos projetos e do alinhamento necessário para criar uma função de PMO exclusiva para gerenciar tarefas específicas que devem ser atribuídas. Essas tarefas, por sua vez, são baseadas nas necessidades de sua organização.

Existem diferentes tipos de PMOs que as organizações podem considerar.

• PMO empresarial : Garante que os projetos estejam alinhados com a visão e estratégia da organização. Normalmente, os PMOs corporativos se reportam ao CEO e têm autoridade para tomar decisões estratégicas e táticas em todos os projetos.
• PMO Divisional: Fornece suporte a projetos para uma linha específica de negócios dentro da organização. Isso inclui gerenciamento de programas, treinamento, planejamento de recursos e coordenação de projetos.
• Projeto PMO: Isso é estabelecido para a duração de um único projeto ou programa. Inclui suporte administrativo, controle, monitoramento e relatórios.
• Centro de Excelência em Gerenciamento de Projetos : Define os padrões e procedimentos de gerenciamento de projetos, métodos e ferramentas para apoiar as equipes de projetos em toda a organização.

Sua organização precisa de um PMO?

Para implementar com sucesso as metodologias de PMO, as empresas devem se lembrar de alguns conceitos-chave:

1. O papel do PMO deve ser claramente definido, não deixando ambigüidades de responsabilidade.
2. Em vez de atribuir várias funções e responsabilidades de PMO, concentre-se no que a organização precisa realizar nos objetivos de curto e longo prazo.
3. O comprometimento da alta administração é necessário para que um PMO seja aceito por todas as partes da organização. Sem esse mandato, o departamento de PMO é apenas mais um silo lutando para estabelecer sua voz na organização.

Antes de contratar um PMO, dedique um tempo para entender o que é um escritório de gerenciamento de projetos e como ele pode beneficiar a organização a longo prazo. A partir daí, implemente um plano de ação que forneça KPIs de PMO claros para avaliar os benefícios de um PMO.

No entanto, é importante ter em mente que nem toda organização precisa de um PMO - especialmente nos estágios iniciais de fazer negócios. À medida que uma empresa amadurece, essa questão de trazer ou não um PMO torna-se cada vez mais relevante. Para organizações maiores que possuem vários programas operando ao mesmo tempo, certamente há um benefício em investir na estrutura do PMO, com o objetivo de uma comunicação mais clara entre as partes interessadas internas e a entrega de KPIs do PMO. Para entender melhor como o tamanho da empresa influencia a necessidade de um PMO, vamos dar uma olhada em alguns dados:

• 90% das grandes empresas têm um PMO
• 88% das empresas de médio porte possuem PMO
• 61% das pequenas empresas têm PMO

No geral, 71% das empresas têm um PMO e esse número aumentou em dez na última década.

Há uma tendência para as organizações iniciarem um escritório de gerenciamento de projetos sem avaliar os riscos e benefícios antecipadamente. Se um PMO for mal feito, ele pode prejudicar a empresa em termos de entrega de projetos, mas também criar sentimentos negativos em relação ao gerenciamento de projetos, deixando as partes interessadas nervosas para investir tempo e dinheiro para implementá-lo novamente em uma data futura.

De acordo com o PMI's Pulso da profissão 2017 , as empresas que alinham sua estrutura de PMO em toda a empresa à estratégia de gerenciamento sênior tiveram 38% mais projetos atendendo às metas originais do que aquelas que não o fizeram.

Os seguintes benefícios para a implementação de PMO abrangem empresas, independentemente do setor em que operam:

• Fornecer uma metodologia padronizada de gerenciamento de projetos e melhores práticas de PMO com benefícios tangíveis e de longo prazo para uma organização.
• Os processos de comunicação são simplificados entre os programas, permitindo maior colaboração entre as equipes.
• Os gerentes de projeto podem se concentrar nas tarefas operacionais do dia a dia. Eles podem fornecer oportunidades de coaching aos membros da equipe, melhorando o conjunto de habilidades quando necessário.
• Oferecer o uso padronizado de ferramentas e software de gerenciamento de projetos torna mais simples a movimentação de recursos entre projetos.
• O compartilhamento de recursos entre projetos permitirá que equipes fortes prosperem.

Avaliando uma estrutura de PMO

As falhas do projeto custam caro. Ano passado o Project Management Institute (PMI) relatou que a quantidade de dinheiro perdida em projetos fracassados ​​foi, em média, de $ 97 milhões para cada $ 1 bilhão.

O melhor lugar para avaliar os objetivos de PMO de uma organização é considerar como as equipes trabalham juntas em vários sistemas. Concentre-se no processo de colaboração dentro de uma equipe e em toda a organização e avalie se as partes interessadas têm um entendimento completo de como os projetos são executados e têm visibilidade do desempenho do projeto

Quando as equipes trabalham em silos, há um custo financeiro que pode resultar na perda de oportunidades de negócios. Os silos dificultam o crescimento e a eficiência de uma organização, o que pode resultar na duplicação do trabalho produzido por diferentes departamentos, bem como equipes desmotivadas, desvinculadas de gerar resultados e atingir seus KPIs.

O PMO deve garantir que todas as equipes usem metodologias de gerenciamento de projetos consistentes e que software padronizado seja usado para gerenciar todos os projetos. Ferramentas e software são ótimos para permitir que suas equipes trabalhem com eficiência, mas se não forem usados ​​adequadamente em toda a organização, pode se tornar um negócio caro. Isso pode impactar o uso de ferramentas de gerenciamento de segurança a questões de conformidade.

Outra consideração é que permitir que as equipes de projeto usem ferramentas diferentes, traz abordagens de trabalho divergentes. Isso pode dificultar a realocação de recursos onde uma organização mais precisa deles, impactando o custo do projeto, o tempo de comercialização e os resultados financeiros.

Algumas organizações veem a alta administração tão distante das atividades do dia a dia, que não têm consciência do impacto do risco nos projetos em andamento, resultando em tempo de entrega insuficiente, desperdício de recursos e excesso de orçamento.

As organizações se esforçam para ser orientadas para os resultados, o que é fundamental para seus planos de negócios e sucesso. A estrutura do PMO pode ser um recurso valioso na identificação de áreas de melhoria e garantindo que a organização está entregando projetos ideais no prazo e dentro do orçamento.

Medindo o sucesso em um PMO?

PARA pesquisa da KPMG descobriram que quase 80% das organizações classificaram seus PMOs como “moderadamente” a “extremamente eficazes” no apoio à mudança dentro da organização.

De acordo com uma pesquisa do Gartner, 70% das organizações que implementaram um PMO relataram uma melhoria nas taxas de sucesso do projeto. Medir o sucesso de um PMO permite que a alta administração tome decisões informadas sobre a melhor fonte para ajustar o resultado de um projeto.

Uma organização deve primeiro definir e concordar sobre o que será medido para atingir o sucesso do PMO. Defina de três a cinco KPIs realistas para medi-los e rastreá-los. Aqui está a lista de KPIs que você pode tentar medir:

• O número de projetos concluídos em comparação com aqueles que foram abandonados ou incompletos. Concentre-se nos projetos com envolvimento do PMO em comparação aos projetos em que o PMO não forneceu contribuições.
• Compare os custos estimados do projeto com o custo real para o negócio. Isso pode ser um importante motivador de negócios e mais peso pode ser colocado neste KPI.
• Analise o retorno do investimento (ROI) em projetos coordenados pelo PMO em comparação com aqueles que não tiveram envolvimento do PMO. Isso pode validar a estrutura do PMO. Ou destacará onde as mudanças na estrutura do PMO são necessárias.
• Análises anuais (YoY) no tempo que levou para entregar projetos do mesmo tamanho ou nível de prioridade. Certifique-se de comparar maçãs com maçãs para medir este KPI de forma justa. Caso contrário, a saída será ineficaz e não ajudará a impulsionar as melhorias do projeto.
• Calcule se os recursos foram alocados adequadamente para os projetos. Certifique-se de que o número certo de recursos estava disponível em um projeto. Este PMO KPI avaliará o impacto dos projetos sendo entregues no prazo.
• Pesquise as equipes de projeto sobre o processo de PMO e seu impacto em seus projetos. Foi útil ter envolvimento com o PMO? O PMO ofereceu coaching e mentoring que melhorou as habilidades das equipes de projeto?

O resultado da medição do PMO deve gerar melhorias nas funções do PMO em projetos que ainda estão por vir. Avaliar os KPIs do PMO após cada entrega do projeto garantirá o crescimento e a sustentabilidade do PMO.

Conclusão: PMO é mais relevante do que nunca

Embora tenha havido avanços na entrega de programas usando as metodologias cascata e agile, mais consideração poderia ser colocada em torno da entrega de projetos, incluindo implantação e lançamento de produtos. Pense na meta final de seus projetos e em alguns dos desafios que você enfrenta hoje. Avaliar esses pontos problemáticos permite que sua organização adapte melhor as funções de PMO necessárias ao gerenciamento de projetos. Ele pode servir melhor às equipes de gerenciamento e projeto neste ambiente tecnológico complexo.

Os PMOs estão em constante evolução com novas tecnologias, metodologias e mentalidades das equipes de projeto. Ao se adaptar ao ambiente da sua empresa, um PMO pode assumir uma ampla gama de funções e responsabilidades, apoiando projetos em toda a empresa.

A estrutura de PMO do futuro precisará ser flexível para acomodar o crescimento do programa e se alinhar com a estratégia de longo prazo da organização de uma forma mais significativa. À medida que as organizações são desafiadas com novas necessidades de tecnologia, ambientes de trabalho remotos e crescente complexidade do projeto, os benefícios do PMO são mais atraentes do que nunca.

Compreender o básico

Quais são as funções e responsabilidades do PMO?

O escritório de gerenciamento de projetos se esforça para padronizar a execução de projetos em uma organização. Os objetivos do PMO podem se concentrar em governança, comunicação, gerenciamento de recursos, planejamento estratégico e coaching.

Por que o escritório de gerenciamento de projetos é tão importante?

O escritório de gerenciamento de projetos pode ajudar a reduzir as falhas do projeto. No ano passado, houve uma média de US $ 97 milhões para cada US $ 1 bilhão de projetos falhados. Nenhum negócio terá sucesso se seus projetos forem gerenciados de forma ineficiente com base no tempo de entrega, recursos e orçamento. É aqui que o PMO pode ajudar melhor.

Quais são os benefícios de um PMO?

Os benefícios do PMO ajudam a simplificar a comunicação em todos os projetos com as partes interessadas internas, incluindo o gerenciamento. O PMO fornece treinamento que permite oportunidades para melhorar o conjunto de habilidades quando necessário. O PMO permite que os recursos sejam investidos onde uma organização mais precisa deles.

Qual é o propósito de um PMO?

O objetivo de um PMO depende das necessidades da organização que atende. A função PMO deve definir os processos padronizados que regem o gerenciamento de projetos, incluindo as ferramentas usadas para gerenciar projetos.

Por que um PMO é necessário?

O PMO fornece governança sobre o gerenciamento de projetos em uma organização. O PMO preenche a lacuna entre a gerência sênior e outras equipes para melhorar a comunicação do projeto. O PMO gerencia as interdependências entre os projetos e pode ser útil no treinamento de gerentes de projeto e líderes de equipe, promovendo conjuntos de habilidades aprimorados.