Embora seja ótimo abraçar o conhecimento e ler sobre os processos perfeitos para liderar uma equipe, também é crucial entender que não existe um único processo perfeito que possa ser aplicado universalmente. Neste artigo, descreverei as habilidades mais importantes que podem ajudá-lo a se tornar um gerente de projeto melhor, independentemente da técnica, estrutura ou metodologia que você usa.

A equipe, a equipe, a equipe

A equipe é sua casa segura. É fundamental estabelecer um ótimo relacionamento com sua equipe e aprimorar a comunicação e o espírito de equipe. A equipe tem que ser um lugar seguro para todos os membros, onde eles se sintam mais fortes. Qualquer que seja a decisão, ela é feita pela equipe; qualquer recurso criado, ele é construído pela equipe; todos vocês recebem o crédito como uma equipe, e não individualmente.

Há alguns anos, mudei minha etiqueta de comunicação formal, mudando de 'Eu' para 'Nós'. Por exemplo, quando estou compartilhando algo com as partes interessadas fora da equipe, eu digo: “ Criamos o gráfico de velocidade para o último sprint. Fizemos a projeção de orçamento e cronograma de custos . ” Embora possa parecer incomum à primeira vista, tem benefícios óbvios. Primeiro, o poder está dentro da equipe, e uma decisão se torna mais robusta se você a tiver alcançado como uma equipe. Em segundo lugar, os gerentes de projeto lideram pelo exemplo e, ao não dizer “eu”, demonstramos que não estamos assumindo o crédito por nada por nós mesmos. O mesmo se aplica aos erros⁠ - tudo o que foi feito de errado está na equipe. Não culpamos os membros individuais da equipe. Posteriormente, realizamos uma revisão interna para adequar o processo e melhorar a fim de evitar erros semelhantes no futuro.

Pare de procurar um processo perfeito

Se você está perseguindo o processo perfeito para sua equipe, pode parar agora. Não existe tal coisa que possa ser aplicada universalmente.

Gerentes de projeto são expostos a muitas estruturas, práticas e processos diferentes ao longo de suas carreiras. Eles optam por empregar algumas das estruturas de sua equipe para descobrir o que funciona especificamente. No entanto, se a equipe resiste ao processo, é importante não seguir um modelo “tamanho único”.

Por outro lado, os gerentes de projeto devem adaptar o processo para trabalhar com sua equipe. Durante minha carreira em TI, não encontrei uma equipe que empregasse qualquer estrutura completamente 'pelo livro'. O que funciona para nós e para a formação, cultura e mentalidade de nossa equipe é altamente improvável que funcione para outras equipes. Portanto, os gerentes de projeto devem continuar testando várias práticas até chegarem a um ponto ideal⁠ - uma combinação de práticas que funcionam melhor para a equipe.

Se a equipe introduziu Scrum, mas encontrou reuniões diárias sobrecarga adicional, a alternativa é ter um bot de reunião no Slack e agendar chamadas apenas quando necessário. A mesma atitude pode ser aplicada às revisões de sprint - se os membros da equipe as acharem contraproducente, os gerentes podem decidir agendar revisões com base nas necessidades da equipe. É essencial entender que não somos os guardiões do Scrum, Kanban ou outros frameworks, e eles estão lá apenas para auxiliar a equipe a buscar produtividade e motivação.

Ter muitas mãos para completar muitas tarefas

Quando se trata das partes interessadas do projeto, a comunicação é a chave. Goste ou não, um gerente de projeto deve ser incluído em todas as comunicações do projeto. Às vezes, os gerentes ficam sobrecarregados com a sobrecarga de mensagens e tarefas, mas esse é o trabalho para o qual se inscreveram.

Gerentes de projeto experientes dominam a habilidade de examinar rapidamente as comunicações e decidir o que requer sua atenção. No início, pode ser mais difícil conseguir isso, mas o objetivo é evitar entrar em detalhes, como discussões técnicas profundas, se eles não beneficiarem o projeto. Em vez disso, para economizar tempo e evitar troca de mensagens, o gerente de projeto pode agendar uma ligação em equipe para encontrar uma solução. Uma ligação de 15 minutos geralmente pode substituir horas de comunicação escrita inconclusiva.

Todas as partes interessadas devem estar cientes de que o gerente de projeto é o único ponto de contato . Priorizar e delegar responsabilidades é o papel essencial do gerente de projeto, para garantir que o projeto permaneça no caminho certo. Muitos gerentes optam por concluir as tarefas sozinhos para garantir que os requisitos sejam atendidos, mas, no longo prazo, eles podem perder o foco nas coisas importantes. Delegue tudo o que pode ser delegado. Você ainda pode fazer as tarefas que normalmente requerem a atenção do gerente de projeto; por exemplo, eu faço algum controle de qualidade para recursos e tarefas importantes, mas nunca me envolvo muito nas atribuições de outros membros.

Confie nas estimativas por padrão, depois meça e discuta

Um gerente de projeto precisa confiar nas estimativas que os membros da equipe fornecem para as tarefas. Antes de me tornar gerente de projeto, fui desenvolvedor por quatro anos. Eu nunca argumentei uma estimativa com um desenvolvedor sem ter alguns dados para apoiar meu argumento. E por dados, quero dizer o registro anterior do membro da equipe de tempo estimado e real gasto em tarefas, não minha própria experiência de desenvolvimento. Você deve levar em consideração as diferentes experiências e origens das pessoas ao estimar as tarefas. Se um gerente de projeto deseja discutir e discutir sobre uma estimativa, ele deve apoiar seus argumentos com dados e ser claro sobre o que deseja alcançar.

Transparência e controle de informações confidenciais

Os gerentes de projeto são os conectores entre os negócios e a tecnologia, e geralmente possuem informações de ambos os lados. Além de ter uma visão geral, eles também enfrentam alguns riscos, como lidar com informações confidenciais. É essencial encontrar a linha tênue entre ser um líder transparente e lidar com informações confidenciais de maneira adequada.

Em empresas onde os gerentes de projeto não são considerados alta administração, eles ainda têm acesso a muitas informações confidenciais. Às vezes, eles não são informados especificamente sobre quais informações são confidenciais e têm que descobrir por si próprios. O objetivo final é não reter informações da equipe, e todas as informações importantes para a entrega do projeto precisam estar disponíveis para todos na equipe. Ainda assim, parte dele deve permanecer confidencial por um motivo, pois pode arruinar a motivação da equipe ou gerar discussões desnecessárias. Por exemplo, se a empresa está prestes a fechar um grande negócio com investidores, existe a opção de anunciar a novidade para a equipe ou mantê-la para um determinado grupo de pessoas até que o negócio seja verificado. A segunda opção é melhor, pois o negócio pode dar errado a qualquer momento e, se as expectativas da equipe não forem atendidas, isso pode diminuir a motivação.

Existem algumas razões para buscar a máxima transparência. Primeiro, manter outras pessoas no circuito de comunicação diminui o risco de perder algo importante. Como há muitas discussões dentro do projeto, não é incomum que os gerentes percam algumas informações ou simplesmente se esqueçam de reagir. Em segundo lugar, com mais pessoas no circuito, há menos necessidade de reiterar as mesmas informações para diferentes membros da equipe, pois eles já sabem disso.

Sinalizar riscos antecipadamente

Um gerente de projeto deve formar uma abordagem sistemática para remover obstáculos para que os membros da equipe sejam capazes de lidar com todas as tarefas do projeto. Se os gerentes não resolverem os bloqueadores após os sprints, muitos itens podem acabar sendo marcados como bloqueados no backlog. Há uma tendência de remover bloqueadores apenas das tarefas mais importantes; no entanto, isso pode levar ao desastre, pois um número significativo de tarefas mutuamente dependentes pode ser bloqueado.

É uma boa ideia criar uma lista de itens de ação dedicada exclusivamente à remoção de bloqueadores e acompanhar cada um deles com a parte interessada dedicada. É igualmente importante fazer conexões adequadas entre as tarefas para que todos saibam quais tarefas de alta prioridade serão bloqueadas devido a bloqueadores nos níveis inferiores. Eventualmente, os gerentes de projeto acabam com duas opções. Primeiro, eles podem manter sua própria lista de tarefas com suas prioridades que se concentram na remoção de bloqueadores. Em segundo lugar, eles podem adicionar mais detalhes às tarefas e conectá-los completamente, adicionando dependências que mantêm os bloqueadores alinhados para todas as tarefas conectadas. A segunda opção se torna muito complexa, especialmente em grandes projetos; os gerentes frequentemente acabam fazendo as duas coisas para manter o trabalho em andamento e remover os bloqueadores a tempo.

De contratempos e tempos difíceis a pequenas vitórias

Se perder um prazo se torna inevitável, o gerente de projeto não deve ficar bravo com a equipe. Esses são exatamente os tempos que exigem impulsionadores da motivação, não culpa. Dê um passo à frente e seja um líder; se necessário, leve a culpa sobre você mesmo e motive a equipe a superar e entregar a funcionalidade da melhor maneira possível. Agende uma revisão para entender o que deu errado e como sua equipe pode trabalhar melhor no futuro para evitar que esses contratempos voltem a acontecer.

Igualmente importante é comemorar pequenas vitórias juntos. Agende uma reunião curta para elogiar a equipe, por exemplo, quando você entrega resultados dentro do cronograma aprovado. Pequenos ganhos cumulativos levam ao sucesso geral do projeto.

Documentar reuniões

A documentação consistente é um dos hábitos mais importantes para todo gerente de projeto. Em minha experiência, o gerenciamento de reuniões geralmente é subestimado e, como resultado, passei muitas horas em reuniões inúteis durante minha carreira de gerenciamento de projetos. A preparação é a chave para cada reunião bem-sucedida e leva cerca de cinco minutos:

• Crie a agenda e decida sobre os participantes necessários. Certifique-se de que todos os participantes sejam convidados.
• Envie a agenda aos participantes e verifique com eles se algo mais deve ser discutido.
• Se você tiver uma reunião virtual, verifique se o link foi enviado.

Quando a reunião começa:

• Junte-se alguns minutos mais cedo, dê as boas-vindas a todos, cumprimente-os e, após um breve período de conversa fiada, mergulhe diretamente na agenda.
• Durante a reunião, faça anotações, anote todos os itens de ação, verifique se há perguntas após ter concluído a agenda e feche a reunião.
• Após o término da reunião, compartilhe imediatamente as notas e itens de ação com a equipe.

Pela minha experiência, 15 minutos geralmente é mais produtivo do que uma reunião de uma ou duas horas, porque todos vão direto ao ponto e você pode evitar que os participantes se desviem da agenda⁠ - a menos que haja algo importante para discutir.

Algumas dicas extras que podem economizar muito tempo:

• Tenha um modelo para anotações de reunião.
• Quando possível, envie convites recorrentes.
• Crie modelos para acompanhar os itens de ação.
• Defina lembretes para os e-mails de acompanhamento.

As ferramentas certas fazem a diferença

Escolhendo o ferramentas de software certas é uma parte fundamental do gerenciamento de projetos. É comum que os gerentes de projeto se envolvam em discussões sobre com quais ferramentas específicas a equipe deve trabalhar. Essas discussões podem ser uma perda de tempo ou produtivas, dependendo da compreensão da equipe sobre o que eles desejam alcançar com uma ferramenta específica. Existem alguns fatores a serem considerados ao decidir sobre as ferramentas mais adequadas:

• Tamanho da equipe
• Composição de time
• Metodologia ou estrutura do projeto
• Quantos detalhes o relatório deve incluir

Organizei minha lista de ferramentas por tamanho de equipe. Para equipes menores, especialmente se estiverem no início de um projeto, uso o Trello. Essa ferramenta possui a maioria dos recursos necessários com a estrutura Kanban. Quando estou trabalhando em um projeto de médio porte com dezenas de pessoas, considero usar o Asana. Possui alguns recursos de gerenciamento de projeto decentes, incluindo um certo grau de relatórios. No entanto, se o projeto envolver mais de 20 pessoas e níveis detalhados de relatórios, costumo usar Jira. Integra-se bem com uma série de outras soluções disponíveis no mercado, permitindo uma grande personalização. Eu também uso o Clubhouse como minha ferramenta para todos os projetos de pequeno e médio porte e encontrei um ótimo conjunto de funcionalidades lá.

Ajustar é a chave

Estruturas, processos e ferramentas devem ser ajustados com base nas necessidades e dores da equipe, e não o contrário. À medida que ganha experiência, você acumula um monte de ferramentas e metodologias que gosta, odeia, usa com moderação ou descartou. Novos surgirão a cada ano que passa, e alguns dos mais antigos se tornarão obsoletos. Mas as habilidades que você desenvolve como líder permitirão que você tire o máximo proveito de cada estrutura.

Compreender o básico

Quais são as melhores práticas em gerenciamento de projetos?

Existem algumas práticas recomendadas para gerentes de projeto: estabelecer um ótimo relacionamento com sua equipe e melhorar a comunicação da equipe; priorizar e delegar responsabilidades; ser o único ponto de contato; formar uma abordagem sistemática para remover obstáculos; documentar reuniões; comemore pequenas vitórias com sua equipe.

O que exatamente um gerente de projeto faz?

Os gerentes de projeto são os conectores entre negócios e tecnologia. Eles garantem que o projeto permanece no caminho certo e é entregue dentro do prazo e custo acordados.

Quais são as habilidades de gerenciamento de projetos?

Os gerentes de projeto podem desenvolver habilidades que podem atendê-los bem ao longo de sua carreira - gerenciamento e construção de equipes, gerenciamento de tempo e reuniões, bom senso, comunicação, transparência, delegação e confiança. Essas são habilidades de gerenciamento perenes que vêm com o tempo, atenção e prática.

O que um gerente de projeto deve fazer para gerenciar um projeto de forma eficaz?

Para gerenciar um projeto com eficácia, o gerente de projeto deve se esforçar para estruturar o trabalho em equipe. Os elementos-chave são confiar na equipe, definir os prazos certos, bem como delegar tarefas. Sinalizar riscos antecipadamente também é essencial. Os gerentes devem se preparar para as reuniões e manter o hábito de documentá-las.

Quais são os pilares do gerenciamento de projetos?

Os três componentes essenciais do gerenciamento de projetos são processos, recursos e pessoas. Um gerente de projeto bem-sucedido deve gerenciar com eficácia os recursos atribuídos ao projeto, incluindo membros da equipe do projeto.