A priorização do backlog é um componente chave do desenvolvimento ágil de produtos. No entanto, pode ser opressor quando há vários interessados: todos eles fazem solicitações independentes um do outro e de forma assíncrona, enquanto o gerente de produto passa longas horas em reuniões individuais, negociando com eles sobre quais itens farão parte do próximo arrancada. O resultado costuma ser perda de tempo e recursos.

Para superar essa divisão e economizar tempo, a melhor solução é um workshop de priorização que permite que eles cheguem a um consenso sobre a prioridade relativa de suas solicitações. Nesta sessão intensiva, todas as partes interessadas podem trabalhar juntas para chegar a um acordo sobre um plano que traça o caminho a seguir.

O problema

Vamos considerar um cenário comum. A equipe de produto de uma empresa se viu em uma situação problemática com o principal produto da empresa. A equipe de desenvolvimento e os arquitetos estabeleceram uma meta desafiadora para mover o produto para uma plataforma baseada em nuvem. No entanto, o progresso era muito lento porque os desenvolvedores estavam ocupados com aprimoramentos de recursos do produto e correções de bugs. Havia uma grande dívida técnica a pagar, o que sufocou a capacidade da equipe de fazer melhorias e prosseguir com os sprints planejados. Ao mesmo tempo, as partes interessadas, que eram todas gerentes de conta e trabalhavam diretamente com os usuários finais, continuaram a solicitar melhorias de recursos para satisfazer os clientes que representavam. Embora as partes interessadas estivessem cientes de que a equipe de desenvolvimento retirava itens do backlog apenas quando eles se tornavam disponíveis, as partes interessadas ainda se sentiam abandonadas e ignoradas. O tempo de espera era alto para qualquer solicitação que não fosse uma emergência, e o combate a incêndios era muito comum. Além disso, as solicitações das partes interessadas regularmente estavam em conflito.

As partes interessadas ficaram insatisfeitas e sentiram que a maioria de seus pedidos foi parar em um buraco negro. Seus clientes ficavam frustrados com o tempo que demorava para resolver relatórios de erros simples e para que as melhorias solicitadas fossem entregues. Como resultado, a equipe de desenvolvimento sentiu que estava sendo puxada em várias direções e simplesmente não poderia fazer as melhorias técnicas para permitir um ciclo mais rápido e tempo de espera para acompanhar as necessidades das partes interessadas e do usuário. A equipe de desenvolvimento precisava de orientação sobre onde concentrar sua energia, como equilibrar a dívida de tecnologia com as novas solicitações e como priorizar o trabalho.

O product owner decidiu colocar todos em uma sala e ver o que acontecia.

Vendendo o workshop para as partes interessadas

O primeiro passo é obter a adesão das partes interessadas. Neste caso, o proprietário do produto abordou o gerente das partes interessadas e explicou os benefícios do workshop proposto. Ele comunicou que a meta era priorizar os itens do backlog em uma ordem que todos os interessados ​​pudessem concordar. Estes foram os pontos de venda:

• Economizando tempo
• Impulsionando a colaboração
• Alinhando a comunicação para que todos ouçam as mesmas informações e saiam com um entendimento comum sobre o que a equipe de desenvolvimento entregará em seguida
• Oferecendo às partes interessadas um fórum onde podem falar e ser ouvidos

Fornecer às partes interessadas um fórum estruturado e facilitado, no qual podem expressar suas necessidades e se alinhar, os capacita e os dá uma melhor compreensão de tudo o que se passa na construção de um ótimo produto. Em meu próprio trabalho, descobri que minhas partes interessadas eram muito mais propensas a me notificar sobre uma solicitação, fornecer detalhes e responder minhas perguntas depois que eu hospedei vários workshops de priorização de backlog de produto.

Como realizar um workshop

A capacidade do workshop de atingir seus objetivos é fortemente influenciada por quem está na sala. Certifique-se de convidar todos os especialistas relevantes:

• Principais interessados ​​no produto: gerentes de contas, diretor de contas, gerente de atendimento ao cliente, etc.
• Gerente de produto (ou proprietário do produto)
• Scrum Master
• Especialistas no assunto

Certifique-se de enviar uma agenda detalhada com antecedência explicando o que será discutido e quando. Isso dará às partes interessadas a oportunidade de fazer perguntas ou fazer sugestões com antecedência e manter todos focados durante a reunião.

Como preparar a sala

Antes de os participantes chegarem, prepare a sala de reuniões para que os participantes possam mergulhar direto nos exercícios do workshop. Primeiro, você terá que apresentar o carteira de produtos itens na parede - imprima os itens do backlog ou escreva-os em cartões de índice.

Esses cartões representam os recursos e melhorias que sua equipe planeja implementar em um futuro próximo. Cole-os na parede da sala de reunião e organize-os na ordem atual do backlog - da prioridade mais alta em uma extremidade para a prioridade mais baixa na outra. Esteja preparado para exibir descrições de solicitação mais detalhadas e detalhes adicionais no projetor ou na tela da TV.

Funções dos participantes

o gerente de produto é o principal facilitador dos exercícios, monitorando o tempo e orientando a priorização, fornecendo contexto a partir da visão do produto. Os gerentes de produto devem evitar se envolver nas discussões e permitir que as partes interessadas conduzam o estabelecimento de prioridades. Depois que as partes interessadas chegarem a um acordo sobre uma decisão, um gerente de produto ainda pode mover os itens do backlog conforme necessário para acomodar outras prioridades que surgem com o tempo. Os gerentes de produto mantêm seu poder de tomada de decisão sobre o backlog, mas este exercício os ajuda a reunir informações para tomar futuras decisões prioritárias.

Se um scrum master comparecer ao workshop, peça-lhe que anote o feedback dos participantes sobre o exercício em si enquanto você está facilitando o evento - será útil para melhorias futuras. Especialistas no assunto participam do workshop para fornecer contexto e informações adicionais para as partes interessadas.

Como Facilitar a Priorização

A priorização pode ser tratada em duas etapas.

No primeiro estágio de priorização, incentive os participantes a decidir quais itens não são críticos. Colocar os itens de baixa prioridade de lado permitirá ao grupo gastar seu valioso tempo em itens de alta prioridade. Se ainda não houver consenso, um gerente de produto deve sugerir separar o item para uma discussão mais aprofundada.

Durante o segundo estágio de priorização, um ótimo método para ajudar as pessoas a chegarem a um acordo é utilizar a Matriz de Impacto de Esforço - uma ferramenta simples, mas poderosa, para facilitar uma conversa em grupo que esclareça as prioridades. Os itens que requerem o menor esforço para o maior impacto sobem para o topo da lista, e os itens que requerem maior esforço, mas terão um menor impacto afundam. Você pode encontrar várias variações desta técnica e como melhorar isso .

Se as partes interessadas continuarem movendo um item do backlog para frente e para trás sem consenso, o gerente de produto deve ter a palavra final sobre sua prioridade.

Antes de encerrar a reunião, o gerente de produto deve verificar com os participantes e pedir suas considerações finais. Depois que eles saírem, certifique-se de numerar ou codificar as solicitações acordadas para que você possa transferi-las facilmente para a ferramenta de backlog do produto de gerenciamento de produtos - comece com uma como a prioridade mais alta.

Melhorar continuamente o workshop

O workshop de backlog do produto deve ser uma reunião regular em seu ciclo Scrum e pode caber em cerimônias de equipe Kanban. Se você puder conduzir este exercício no meio do sprint em um ciclo Scrum, você receberá as prioridades dos stakeholders antes do planejamento do sprint. Para uma equipe Kanban, o workshop pode ser conduzido semanalmente ou em qualquer cadência que seja melhor para realinhar um roteiro para priorizar a lista Kanban.

Para minha equipe, ter um workshop de priorização a cada três semanas foi suficiente para atualizar as prioridades do backlog. Encontrar a cadência certa é fundamental para o sucesso do workshop - certifique-se de encontrar a linha tênue entre as necessidades dos participantes e a demanda real. Verifique regularmente com os participantes se a frequência atual atende às suas necessidades.

Além disso, crie um canal para os participantes fornecerem feedback sobre o workshop. Ter uma pessoa dedicada para fazer anotações sobre melhorias futuras no workshop é útil - um scrum master pode preencher essa função perfeitamente. Documente as melhorias do workshop para mostrar sua dedicação em alcançar uma experiência mais tranquila.

Empregar regularmente um workshop dedicado para priorização de backlog pode beneficiar uma empresa em vários níveis diferentes. Os gerentes de produto podem usar seu tempo e recursos de forma mais eficaz e eficiente. A empresa pode ser mais ágil e obter melhores resultados com mais rapidez. Pedir às partes interessadas que participem desde o início pode ser uma ferramenta incrivelmente poderosa para obter seu apoio para iniciativas de produtos e obter feedback valioso. Os executivos também podem usar este workshop para avaliar as prioridades em um nível tático e estratégico, a fim de avançar o alinhamento dos funcionários com os objetivos da empresa, processos da equipe e comunicação geral.

Compreender o básico

Qual é a diferença entre product backlog e sprint backlog?

A diferença entre um product backlog e um sprint backlog é a urgência de sua implementação: o sprint backlog é usado pela equipe Scrum para desenvolver os itens mais urgentes no próximo sprint (s), enquanto o product backlog é um mestre de longo prazo lista de recursos, alguns dos quais podem nunca atingir o estágio de implementação.

Por que um product backlog é importante?

Um backlog do produto é importante porque apresenta todos os recursos potenciais do produto em um só lugar para que a equipe de desenvolvimento possa vê-los; também pode ser usado para definir as expectativas das partes interessadas do produto.

Quem cria um backlog?

O gerente de produto é responsável por criar, priorizar e manter um backlog do produto. As solicitações de itens do backlog vêm de várias fontes: vendas, equipe de QA, suporte ao cliente e partes interessadas no produto.

Quem prioriza um backlog?

Um gerente de produto prioriza o backlog e define a direção do produto. Existem muitas fontes para solicitações de backlog, mas geralmente elas vêm de partes interessadas no produto. Os gerentes de produto precisam encontrar um consenso entre as partes interessadas com solicitações às vezes conflitantes, e um workshop de priorização de backlog é a melhor maneira de fazer isso.

O que é uma boa carteira de produtos?

Uma boa carteira de produtos é um plano bem priorizado que converte uma visão de alto nível nos detalhes de trabalho da criação de um produto.