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À medida que entramos na era de inteligência artificial , uma das tendências emergentes que já impactam nossas equipes e fluxos de trabalho é a automação de processos robóticos. Recentemente, uma empresa de automação de processos robóticos (RPA), UiPath, fechou seu série C rodada de investimento de $ 225 milhões com uma avaliação de US $ 3 bilhões com os principais investidores, incluindo CapitalG (Google) e Sequoia Capital. Além disso, em um estudo recente “ Estado das operações e terceirização, 2018 ”Pela HfS e KPMG, a RPA foi classificada como a prioridade de investimento número um pelos compradores corporativos.

Se o RPA ainda não se tornou uma consideração em seu trabalho como um gestor de projeto , é muito provável que se torne um em um futuro próximo.

O que é automação de processos robóticos?

O termo Robotic Process Automation evoca a sensação de estar em uma linha de montagem, onde braços precisos do robô combinam placas de metal e componentes de maneira síncrona e repetitiva. Embora o RPA tenha suas raízes filosóficas na fábrica, quando falamos sobre o RPA temos o software em mente.

Se você já usou macros ou soluções com script, então deve ter uma ideia do que é RPA. Ele automatiza processos estruturados, repetíveis e baseados em regras, como criação de contas ou entrada de dados de faturas em software de terceiros. No entanto, RPA é muito mais complexo do que macros porque pode interagir com vários aplicativos ao mesmo tempo. É mais fácil implantar do que escrever scripts personalizados porque as ferramentas RPA possuem uma interface de arrastar e soltar, que não requer habilidades de programação para criar fluxos de trabalho de processo.

Um exemplo de implementação de RPA se parece com este:

• Um bot RPA recebe um e-mail com um formulário padronizado de solicitação de fatura do Excel.
• O bot faz login em um software de planejamento de recursos empresariais SAP.
• Extrai os dados do Excel e os insere no SAP.
• Cria a fatura no SAP e a envia ao solicitante.
• O bot envia um e-mail de confirmação, mostrando que a fatura foi criada e enviada.

Se você quiser se aprofundar em como os bots RPA são realmente configurados e como eles funcionam, você pode assistir isto passo a passo por um provedor RPA.

Benefícios do RPA

Reduz Custos

Após a configuração, os bots RPA podem concluir processos de rotina por conta própria, exigindo menos pessoas para manter as coisas em movimento. Claro, funcionários humanos ainda são muito necessários para configurar e manter os bots e para lidar com exceções.

Taxa de conclusão mais rápida

Os bots RPA são capazes de realizar as mesmas ações muito mais rápido do que os humanos e não fazem pausas. Gargalos dentro de um processo podem ser eliminados por bots RPA. Por exemplo, um consultor de vendas pode abrir uma conta para um cliente enquanto fala ao telefone com ele, iniciando uma solicitação de um bot RPA. Comparado com a configuração totalmente humana, isso poderia economizar desde algumas horas extras até alguns dias de trabalho.

Elimina o erro humano

A maioria dos erros surge da cópia de informações de um software para outro (por exemplo, números de faturas, valores etc.). As pessoas inserem esses detalhes manualmente por meio do teclado ou selecionam, copiam e colam esses valores. Ambos os métodos podem criar erros por meio de cliques ou seleções incorretas. Uma vez que os bots RPA selecionam os valores visando os elementos da IU de um aplicativo, sua taxa de erro é próxima de zero.

Reduz o desgaste / rotatividade do funcionário

Se olharmos para as tarefas que estão sendo automatizadas, geralmente elas são muito repetitivas e pouco criativas. Essas tarefas fazem parte do trabalho braçal realizado pelos funcionários, o que leva a altas taxas de rotatividade de funcionários. Os bots não têm esgotamento ou se preocupam com o tipo de trabalho que fazem e, portanto, podem liberar o tempo dos funcionários humanos para esforços mais criativos.

Integra-se com aplicativos de negócios existentes

Muitas vezes, a otimização do processo exigiria a reestruturação do processo e, em seguida, a alteração ou atualização do software usado para concluir esse processo. Por ser um empreendimento caro, apenas os processos mais importantes garantiriam os investimentos necessários. O RPA supera esse enigma ao construir sobre os aplicativos existentes. Ele faz as mesmas ações que um humano faria - apenas de uma maneira muito mais eficiente.

Escalabilidade

Cada novo funcionário precisa ser integrado e acumular experiência para ser proficiente na conclusão de qualquer tipo de processo. Por outro lado, você só precisa configurar um bot RPA uma vez e, se precisar aumentar a largura de banda total, pode apenas adicionar mais bots (ou seja, mais instâncias) que seguirão o padrão de fluxo de trabalho já predefinido.

Além disso, se você deseja expandir o RPA para outro processo, que tem alguma sobreposição com o processo já automatizado (por exemplo, recuperar o número da conta de um cliente), você pode copiar essa parte do fluxo de trabalho de automação.

Riscos de RPA

Eliminação de empregos

Como foi observado antes, os bots RPA posso substituir trabalhadores humanos. Embora isso potencialmente libere o tempo do funcionário para se envolver em atividades mais criativas, nem sempre há oportunidades para o funcionário fazer a transição para uma função diferente.

Custo de instalação e expectativas de tempo irrealistas

Embora todas as promessas das empresas produtoras de RPA pareçam muito tentadoras. A realidade parece ser mais resistente à mudança, McKinsey relata que “a instalação de milhares de bots demorou muito mais e é mais complexa do que a maioria esperava”. Automatizar 30% das tarefas não se traduz necessariamente em uma redução de 30% nos custos operacionais.

Cria dependências de aplicativos de origem

Como vimos antes, um benefício do RPA é que ele se integra aos aplicativos de negócios existentes. A desvantagem disso é que os aplicativos recebem atualizações constantes, o que pode causar estragos nos delicados fluxos de trabalho do bot RPA. As empresas que buscam implementar o RPA devem ter em mente como essa funcionalidade adicional se relaciona com sua dívida técnica.

Por que a RPA veio para ficar?

A RPA chamou a atenção de muitos executivos nos últimos anos e o hype da mídia está acompanhando os novos investimentos em startups da RPA. No entanto, há sinais de que isso não será uma moda tecnológica passageira?

Um estudo recente ' Estado das operações e terceirização, 2018 ” da HfS Research em conjunto com a KPMG mostrou o grande interesse no RPA entre os compradores corporativos.

RPA teve uma classificação superior à nuvem, IOT, análises, VR / AR, blockchain, AI / ML / Cognitivo, drones e veículos sem motorista. Isso pode ser uma surpresa para você se você não participa diretamente da área operacional de negócios ou já teve contato com projetos de RPA antes.

Podemos examinar mais profundamente as razões subjacentes ao interesse dominante na RPA. Aqui estão as principais prioridades organizacionais em 2018 de acordo com um estudo da KPMG :

1. Continue reduzindo os custos operacionais.
2. Invista em TI nova / aprimorada, tradicional e emergente.
3. Invista mais em automação de processos robóticos.
4. Otimize processos e funções para explorar melhor os esforços de automação.
5. Otimize os canais globais de entrega de serviços; é excelente em GBS.
6. Redesenhar / reprojetar os principais processos de negócios.
7. Invista mais em inteligência artificial / computação cognitiva.
8. Entregar produtos / serviços novos / inovadores ao mercado; aumentar / melhorar P&D.
9. Encontre, atraia e retenha talentos globalmente.
10. Traga trabalho terceirizado de volta para dentro da empresa; trocar mão de obra digital por serviços terceirizados.

RPA é a terceira prioridade mais importante. No entanto, se olharmos atentamente para a lista, podemos ver outras prioridades em negrito também se relacionam indiretamente com o RPA.

O motivo pelo qual o RPA é a prioridade de muitos executivos é que ele atinge mais de um ponto problemático: ele reduz os custos, é escalonável e com integração aparentemente rápida. Como apontado antes, isso pode criar expectativas irrealistas de tempo e custos de configuração, mas o RPA parece um fruto fácil e uma alternativa tentadora ao trabalho gigantesco de redesenhar o processo real para torná-lo mais eficiente.

Os PMs serão automatizados?

Agora chegamos à segunda parte da equação - como o RPA impactará o trabalho dos gerentes de projeto. Com toda a conversa sobre robôs e IA tirando empregos de humanos, podemos especular se os PMs deveriam se preocupar.

A resposta curta é não. O trabalho de gerenciamento de projetos não é altamente estruturado, reproduzível ou baseado em regras. A maioria dos PMs diria que seu trabalho é exatamente o oposto dessas qualidades. Especialmente com mais e mais PMs adotando o Metodologia ágil , ficará mais difícil padronizar as tarefas de PM. Lembre-se do primeiro valor do Manifesto Ágil - “Indivíduos e interações sobre processos e ferramentas”.

No entanto, com a crescente adoção do RPA em várias organizações,

Gerentes de projeto de desenvolvimento de software o trabalho será inevitavelmente afetado. Os projetos que você assumir provavelmente terão considerações de RPA ou um componente de RPA como parte de seu projeto. Como a maioria das iniciativas de RPA está relacionada a operações e processos internos, é mais provável que você entre em contato com eles se estiver trabalhando em projetos B2B. Iremos nos aprofundar mais nesses detalhes na seção a seguir.

Oportunidades de desenvolvimento de software que é usado por RPA Bots

Novas opções de backlog

RPA oferece uma nova ferramenta na caixa de ferramentas do PM. Ao gerenciar o desenvolvimento de um novo software, muitas vezes você precisa pensar em como ele terá suporte depois de ser lançado. Isso requer que você negocie responsabilidades e recursos expandidos com os departamentos de suporte ao cliente, finanças, administração e outros. Tudo isso tem que ir para o orçamento do projeto e o RPA oferece uma maneira de diminuir os custos de suporte.

RPA oferece suporte ao Agile

Quanto menor o projeto, um piloto, por exemplo, mais difícil será obter recursos de outros departamentos. É aqui que os bots RPA podem ser usados ​​para minimizar a necessidade de recursos humanos. Provavelmente seria difícil evitar completamente o suporte humano, mesmo para o estágio piloto, mas é muito mais fácil conseguir um especialista de suporte ao cliente em tempo parcial por 2 meses em vez de 3 FTEs pelo mesmo período. Além disso, se o piloto não atender às expectativas do negócio e o desenvolvimento do projeto for cancelado, você pode simplesmente desativar os bots. Isso permite que você seja muito mais ágil.

Ambições maiores

Esse mesmo entendimento de que o produto terá que ser apoiado após o lançamento por humanos pode ser um fator limitante nas ambições suas e de sua equipe. Ao definir a visão do projeto e criar o backlog, você, consciente ou inconscientemente, elimina algumas ideias porque elas exigiriam altos níveis de suporte, o que diminuiria o ROI. Ter RPA em seu kit de ferramentas permite que você considere caminhos de projeto completamente diferentes porque:

• Os custos de processos futuros podem ser menores usando bots.
• É mais fácil dimensionar o suporte a bot, criando a possibilidade de você ser mais responsivo à demanda do mercado.

Implantação de RPA estruturada

Se você estiver em uma situação em que o RPA ainda não foi testado em sua organização, você terá a chance de definir a estrutura de como os bots são criados e implantados. Isso pode ser um desafio, especialmente se introduzido em um departamento que não seja de TI. As pessoas podem não seguir, ou mesmo estar cientes das metodologias padrão da indústria para entregando software (um bot ainda é uma parte do software, mesmo que não seja implantado pelo departamento de TI). Isso pode levar a soluções legadas que serão discutidas mais adiante neste artigo. Se você, como gerente de projeto, puder facilitar a implantação de RPA estruturada certa, poderá evitar esses problemas legados.

Desafios de desenvolver software que é usado por RPA Bots

Muitas empresas de RPA apresentam seus produtos dizendo que um bot faz as mesmas coisas que um ser humano faria, apenas mais eficiente nas tarefas especificadas. Embora na superfície isso seja verdade - na maioria das vezes os bots têm o mesmo ambiente de trabalho digital, clique nos mesmos botões e copie / cole os mesmos dados - a maneira como eles realizam essas tarefas é bem diferente.

Os dois métodos mais comuns de como os bots interagem com os aplicativos:

1. Reconhecimento de elemento - ele encontra o nome do elemento da IU em seus atributos em um aplicativo ou na árvore HTML em um navegador (o mesmo que você faria com ferramentas de desenvolvedor em um navegador). Isso normalmente seria usado quando o bot é capaz de acessar o aplicativo diretamente em seu ambiente.
2. Reconhecimento de imagem - durante a configuração do bot, você especifica visualmente com quais partes do aplicativo o bot deve interagir e, usando a visão computacional, é capaz de identificar os dados relevantes, campos de entrada, botões e interagir com eles. Este método seria usado quando um aplicativo é acessado por meio de um ambiente virtual e é impossível usar o primeiro método.

Como vemos, o modo de operação do bot é significativamente diferente de como os humanos interpretariam os dados na tela. Isso cria desafios quando sua equipe está desenvolvendo software que será usado não apenas por humanos, mas também por bots.

Bots criam dependências

Para começar, o primeiro desafio a ter em conta é que, conforme descrito acima, os bots e os humanos não interagem com a sua aplicação da mesma forma. Isso significa que quando você executa atualizações de manutenção ou versão, o fluxo de trabalho do bot pode ser afetado.

Alterar os atributos dos elementos da interface do usuário pode fazer com que o bot não consiga localizar os elementos corretos. Isso não teria nenhum impacto em um trabalhador humano.

Alterar os aspectos visuais de sua IU (layout, cores, tamanhos de elementos, nomes de texto, etc.) pode atrapalhar um funcionário humano pelo menos temporariamente, mas ele ou ela seria capaz de se adaptar, provavelmente mesmo na primeira tentativa. Para bots, o acesso ao aplicativo por meio de uma instância virtual pode ser desastroso, pois as imagens anteriores, com base nas quais o bot deveria localizar os elementos corretos, não retornam nenhuma correspondência na nova versão do aplicativo.

Tudo isso cria dependências adicionais que precisam ser gerenciadas durante o desenvolvimento, teste e suporte. Caso contrário, os bots podem enlouquecer e criar mais problemas.

Corrupção de dados

Digamos que um dos cenários descritos no último ponto realmente se materializou. Você teria sorte se o bot simplesmente parasse de funcionar e enviasse um erro para alguém que é responsável por manter os bots. Outro cenário é que o bot realmente escolhe um elemento de IU diferente e começa a usá-lo.

Dan French, CEO da Consider Solutions, que trabalhou com muitos clientes na configuração de bots RPA, disse : “Os bots não têm julgamento e irão repetir os erros em escala se as regras dos bots não forem bem projetadas e monitoradas.” A automação torna o mal pior mais rápido e os bots podem corromper muitos dados.

Entrada de sistemas legados

Os dois últimos pontos discutiram a situação em que os bots falham. Vejamos agora uma configuração, onde os bots estão operando conforme o esperado.

Chris DeBrusk na MIT Sloan Management Review compara a chegada de bots RPA às respostas ao bug de mudança de relógio do ano 2000:

Para lidar com a mudança do relógio na virada do século, muitas organizações contornaram as limitações do legado. Os usuários de negócios adotaram o poder crescente do Microsoft Excel e do Access para criar aplicativos complexos e essenciais aos negócios em seus desktops. Mas, à medida que essas ferramentas de computação personalizadas proliferaram, o mesmo aconteceu com os problemas devido à falta de uma estrutura de controles forte, controle de qualidade, processos de gerenciamento de versões e outros processos de TI formalizados.

A explosão de bots de hoje ameaça repetir esse padrão ... O resultado final é que os scripts que programam bots são códigos de software e devem ser tratados como tal. Eles precisam ser projetados usando metodologias padrão da indústria que enfocam a reutilização e abstração, e devem ser versionados e registrados de forma adequada para que os processos de QA possam ser executados neles.

As empresas RPA estão se esforçando para vender a simplicidade de configuração de bots. Esta análise mostra claramente como os sistemas legados podem ser criados. Também pode ser agravado em um ambiente de gerenciamento de projeto ágil. O desejo de um desenvolvimento rápido pode deixar as iniciativas de governança de lado.

Atalhos em vez de inovação real

O RPA aparentemente oferece uma ótima solução, mas você deve considerar que automatizar algumas tarefas e liberar o backlog para essa área pode simplesmente empurrar o gargalo para uma parte diferente da organização. O RPA pode desincentivar as pessoas de inventar inovações reais no produto, dando recursos aparentemente ilimitados para lidar com o trabalho pesado. Existe o perigo de congelar processos desatualizados quando, na verdade, eles precisam ser atualizados.

“O RPA trata de consertar buracos na estrada. Não confunda com a construção de uma nova rodovia. ” - Steve Gordon, VP de Operações de Serviços Globais da Becton Dickinson

Considerações de gerenciamento de mudança

“87% dos executivos são positivos sobre robótica e RPA, enquanto apenas 17% dos trabalhadores transacionais estão a bordo.” - de acordo com um pesquisa realizada por Consider Solutions .

Provavelmente é melhor apresentá-lo como automação de tarefa robótica em vez de usar a palavra 'processo'. Isso cria expectativas mais realistas para as partes interessadas porque a tecnologia RPA atual não é realmente capaz de automatizar totalmente processos complexos. Isso cria certeza para os funcionários que estão atualmente realizando essas tarefas, pois eles continuarão sendo os proprietários do processo; no entanto, as partes mais servis de seus trabalhos serão tratadas por software.

Conclusão

Com o influxo de fundos de capital de risco e a necessidade de donos de processos de otimizar processos internos e cortar custos, a RPA oferece uma solução fácil de usar. Muitas empresas fizeram projetos piloto de RPA e algumas delas foram além disso. Isso significa que, como gerente de projeto, é muito provável que você entre em contato com os bots RPA direta ou indiretamente, especialmente à medida que o campo aumenta.

Como vimos, o RPA oferece muitas oportunidades e novas opções de carteira para seus projetos. Ao mesmo tempo, apresenta muitos desafios: da corrupção de dados à criação de sistemas legados. Como gerente de projeto, você deve estar ciente de como desenvolver produtos ou software que levem em consideração o RPA. Mesmo que seja um pouco mais de planejamento, você evitará muitas dores de cabeça no futuro e proporcionará os resultados que seus stakeholders esperam.

Se quiser se aprofundar no setor de RPA, reunir algumas informações sobre os fornecedores de soluções e o estado atual da tecnologia, você pode verificar estes relatórios do setor independente de fornecedor:

• The Forrester Wave: Robotic Process Automation, Q2 2018
• Relatório de automação de processos robóticos por Mindfields

Compreender o básico

O que são ferramentas RPA?

As ferramentas RPA tornam possível automatizar tarefas repetíveis e estruturadas. Essas tarefas são concluídas por bots. As ferramentas RPA são um tipo especial de software, que permite ao usuário recriar facilmente um fluxo de trabalho de processos altamente estruturados, repetíveis e baseados em regras.

O que é um processo automatizado?

Um processo automatizado é aquele em que um bot é capaz de completar todas as tarefas dentro do escopo desse processo sem intervenção humana.

O que é projeto de automação?

Um projeto de automação envolve criar a capacidade de certas tarefas serem realizadas de forma autônoma por bots, sem qualquer ajuda de funcionários humanos. Isso pode ser feito usando ferramentas RPA.