O valor de um CFO para uma empresa jovem é um tema bastante competitivo e acalorado. Muitos argumentam que eles são 'complementos' desnecessários e que uma pequena equipe de finanças bem treinada e bem informada pode atender às necessidades do negócio. Por outro lado, os CFOs trazem uma perspectiva mais profunda e estratégica que pode ajudar as empresas a se preparar para o futuro e otimizar suas operações atuais.

A parte mais importante da questão é que, embora os CFOs agreguem um valor significativo muito maior do que uma equipe júnior de finanças, eles costumam ser muito caros.

Para uma empresa navegar por esse dilema com sucesso, ela primeiro precisa entender quais funções, necessidades e caminhos ela encontrará ao longo do caminho. Eventualmente, as empresas mais bem-sucedidas ultrapassarão seu quadro inicial de contadores e precisarão de grande profundidade em suas funções à medida que aumenta o número de dimensões na função de finanças. Se eles entenderem quais serão suas necessidades futuras, haverá muitas maneiras pelas quais as empresas podem proteger seus riscos e obter o que precisam, quando precisam, sem se comprometer financeiramente demais.

A grande questão pode não ser por quanto tempo você pode sobreviver, mas quando você começará a lucrar com as contribuições de um líder financeiro excepcional. Em mais de 15 anos de experiência como diretor e consultor financeiro, aprendi que a melhor maneira de julgar se uma empresa deve ou não contratar um CFO é avaliando sua posição em termos de 'hierarquia de necessidades'. irá explicar abaixo. A análise a seguir ajudará sua empresa a identificar onde ela está nessa hierarquia e pode ser um guia para a contratação de pessoal que melhor se adapte às suas necessidades atuais e como passar para o próximo nível.

A Hierarquia de Necessidades, bem como 'Hierarquia de necessidades de Maslow' diz que uma empresa possui uma hierarquia de gerenciamento de necessidades. Isso está refletido na tabela a seguir.

Quanto mais básicas as necessidades, mais básicas as habilidades necessárias para atendê-las. Conforme as necessidades progridem, também progridem as habilidades, bem como o conhecimento necessário para atender a essas necessidades. As necessidades básicas são administrativas e podem ser atendidas com treinamento técnico, mas as necessidades avançadas precisam de um componente estratégico que pode ser melhor atendido por alguém com ampla experiência empresarial.

As necessidades de negócios crescem em taxas diferentes com base na indústria, oportunidade de mercado, ambições e recursos. Uma necessidade não pode ser satisfeita se uma necessidade anterior não foi atendida.

Nível 1: Negociar

A necessidade mais básica de uma empresa é a capacidade de realizar transações. Ao fazer isso, quero dizer comprar e vender produtos e serviços e fazer conexões.

As transações básicas exigem a manutenção de um registro básico - o que chamo talão de cheques de contabilidade . Isso pode ser feito por qualquer pessoa da empresa e não requer conhecimento prévio em finanças ou contabilidade. Normalmente, pressupõe uma empresa que apenas registra as transações no talão de cheques e, em seguida, usa a alteração no (s) balanço (s) de abertura e fechamento para avaliar sua saúde financeira e sucesso.

As vantagens do talão de cheques são claras: é barato e exige um esforço mínimo. Isso pode ser feito rapidamente e não requer pessoal especializado. As empresas que estão apenas começando são então aquelas que podem estar inclinadas a este tipo de atividade, o que faz sentido. No entanto, embora sejam transações básicas, muitas empresas estão com sérios problemas porque realizaram transações sem passar do talão de cheques para o uso da contabilidade “real”.

Uma empresa que está apenas começando pode descobrir que pode sobreviver operando dessa forma, mas não é sustentável para nenhuma empresa que queira sobreviver no longo prazo, muito menos se desenvolver.

Nível 2: manter um registro

A contabilidade real gira em torno da necessidade de se ter um registro correto das transações realizadas e isso pode ser feito por um “contador” ou conforme a complexidade das transações, um contador. Um proprietário pode certamente atender a essa necessidade se o tempo e as habilidades permitirem, mas deve levar em consideração o oportunidade de custo para fazer isso.

A função do contador é registrar todas as atividades de fontes de transação, como saldos bancários e estoque. Geralmente, um contador requer supervisão de um contador externo ou do proprietário da empresa. Uma melhor flexibilidade de negócios geralmente é alcançada usando um serviço de contabilidade externo terceirizado, mas requer mais comunicação e revisão.

Enquanto um contador e um contador estão focados em registrar transações históricas e atividades com vários graus de precisão e conformidade, um contador difere de um contador no fato de que eles são treinados para altos padrões de desempenho mais profissional. Este treinamento e educação os capacita a garantir que a conclusão e o momento da atividade financeira foram devidamente registrados. As contas preparadas por contadores devem ser requisitos de uma empresa que um dia buscará financiamento externo.

Recentemente, trabalhei com um cliente que não apenas tinha um registro muito bom de GAAP (princípios contábeis geralmente aceitos) para uma empresa em início de atividade, mas também me surpreendeu por ter um catálogo bastante completo de todas as suas obrigações contratuais. Embora não houvesse muitos, seu fundador era um CFO e sabia que, quando chegasse a hora, os credores e investidores exigiriam a divulgação em massa de todas as obrigações contratuais. Ao registrar suas transações contratuais no início, você está na melhor maneira de, eventualmente, levantar capital.

Para empresas que desejam mais supervisão sem custos significativamente altos, geralmente faz sentido usar um recurso externo para revisar periodicamente o trabalho do contador, especialmente se, ao contrário do meu cliente, o líder não tiver experiência em contabilidade. Isso pode ser incluído no trabalho de preparação de impostos ou por um CFO retido fracionariamente .

Felizmente para as empresas preocupadas com os custos, a capacidade de capturar transações tem mudou significativamente na última década; o mundo não é mais aquele em que os dados são tratados manualmente. Muito disso foi substituído por aplicativos de software e outros recursos de TI, e isso tem implicações, é claro, no custo de funcionamento de um negócio (o que significa que o software substitui o trabalho humano para reduzir custos).

Geralmente, as empresas que ainda estão neste nível da Hierarquia de Necessidades podem se safar sem ter um CFO. No final, o principal requisito é apenas uma correta gestão das transações realizadas pelo negócio. Como essa tarefa ainda é bastante básica e pode ser realizada por qualquer trabalhador treinado da mesma empresa, ou por um trabalhador contratado em meio período, certamente não exigirá os serviços de um CFO mais dedicado e experiente.

A Ilusão Fintech

Conforme os dados financeiros e operacionais são extraídos de muitas fontes para os sistemas de contabilidade hospedados, o foco mudou da inserção manual dos dados para garantir a qualidade desses dados e como eles são capturados.

No entanto, quando não implementados corretamente, esses aplicativos de software podem induzir as empresas a acreditar que só porque os dados estão no sistema estão corretos, quando na verdade não estão.

De muitas maneiras, a adoção do Fintech tornou-se o novo talão de cheques contábil para algumas empresas - os dados contábeis sendo a caixa de recibo do sistema, mas não agregando valor.

Como resultado, os sistemas contábeis e as interfaces operacionais precisam ser instalados por alguém com um bom conhecimento dos princípios contábeis. Quickbooks, um dos softwares de contabilidade mais populares, diz que: “À medida que seu negócio - e receita - cresce, gerenciar suas finanças pode se tornar uma tarefa para a qual você não tem tempo ou conhecimento. Especificamente, quando se trata de evitar questões legais, os contadores geralmente valem seu tempo em ouro. '

Este é um momento em que faria sentido para uma empresa envolver um consultor financeiro para garantir que os aplicativos sejam devidamente integrados e que existam regras organizadas para garantir que o uso de aplicativos suporte a função de relatório financeiro.

Outra empresa que recentemente consultei precisava consertar uma implementação defeituosa do software localizador de estoque. A empresa experimentou um crescimento significativo nos primeiros quatro anos, mas falhou em estabelecer adequadamente as programações de impostos sobre vendas e itens de impostos. Isso resultou no relatório incorreto de um rápido aumento do imposto sobre vendas ao longo de vários anos.

Trabalhei no negócio de consertar essa implementação e preencher as devoluções corretas. Infelizmente, por muitos meses, o custo das multas e juros excedeu o imposto sobre vendas real devido. Ao consertar a implementação, outras oportunidades de melhoria foram identificadas e aplicadas, e o cliente agora pode relatar a lucratividade em tempo real por linha de produto por meio de seu sistema de contabilidade. Ele também usou isso para fazer ajustes em seu mix de produtos e economizar somas significativas para a empresa.

Ainda assim, o projeto serviu como um grande exemplo de problemas potenciais relacionados ao Fintech. Mesmo quando um sistema financeiro baseado em TI está conectado de forma adequada, ele exigirá uma revisão regular dos dados e arranjos contábeis. Essas atividades requerem não apenas um bom entendimento de contabilidade, mas também a capacidade de assimilar dados operacionais em registros financeiros.

Nível 3: Cobertura de confiança

Com as transações sendo devidamente justificadas, uma empresa pode começar a relatar suas atividades. A chave aqui é que os relatórios comecem a assumir a forma de linhas de negócios (por exemplo, receita do departamento de vendas e seus custos) ou tarefas de negócios específicas (por exemplo, atendimento ao cliente), em vez de simplesmente relatar apenas transações comerciais (por exemplo, receita) .

Mais uma vez, o FinTech foi feito para tornar o relatório completo mais acessível e robusto do que nunca. As escolas de negócios evoluíram nos últimos anos para garantir que seus graduados com um entendimento forte da Fintech e suas inúmeras aplicações. Até cursos dedicados a isso Eles estão surgindo em todos os lugares

Dito isso, é importante saber como os relatórios serão usados ​​antes de implementar um sistema de relatórios. Embora a precisão seja sempre necessária, os relatórios para fins internos não precisam ser abordados e revisados ​​da mesma forma que os relatórios usados ​​para fins externos. Dependendo de como a atividade foi capturada, os relatórios podem ser apresentados de várias maneiras, mas sempre com o aviso: 'Entrada da lixeira = Saída da lixeira.'

O objetivo principal é comunicar informações transacionais no nível apropriado para o público em questão. Se isso puder ser feito pelo guarda-livros ou contador, seu trabalho está feito. Caso contrário, a empresa precisará de alguém que possa transformar adequadamente as informações contábeis em comunicações significativas.

Um problema muito comum que vejo regularmente nos estágios iniciais em vários negócios é que eles usam sistemas distintos como fontes para seus relatórios e, como resultado, eles nunca têm certeza se capturaram corretamente os dados nesses relatórios.

Não ter uma fonte de dados simples leva à captura de menos de 100 por cento do que se pretendia ou, em alguns casos, até a duplicação de mais de 100 por cento da atividade relatada. Os relatórios bem-sucedidos devem ser rigorosos, específicos e completos, especialmente se essas empresas em estágio inicial estiverem se preparando para passar para o financiamento da Série A.

Geralmente é nesse estágio que um CFO se torna mais relevante na Hierarquia de Necessidades. Afinal, pegar registros de transações, fatiá-los e cortá-los para começar a satisfazer e orientar os negócios do dia-a-dia exige uma visão e um julgamento mais profundos. No entanto, uma opção bastante comum aqui é buscar ajuda de um CFO externo em meio período. Em minha experiência é por isso que me envolvo no negócio e é também onde posso começar a agregar mais valor .

Relatórios financeiros: objetivos ou meios?

Todo empresário que teve uma pilha de relatórios financeiros em mãos, fornecidos por seu contador, dirá a você que só esses relatórios são frustrantes e de pouco valor. Em muitos casos, eles criam ambigüidade para o proprietário e tornam seu trabalho mais complicado.

Ter relatórios por si só não é o objetivo final, pois eles devem ser um meio de entender a atividade financeira. Por exemplo, não é suficiente saber que a posição final de dinheiro no período atual mudou em uma certa quantia se você não puder identificar quais atividades levaram à mudança.

No início de minha carreira, trabalhei com um cliente que não entendia que o fato de ser um negócio sazonal causava flutuações consideráveis ​​na necessidade de capital de giro, enquanto as contas a receber e as posições de estoque aumentavam durante os períodos de pico. Seu contador forneceu relatórios de saldo de dinheiro, mas sem qualquer explicação. Trabalhei com eles para identificar métricas como volume de estoque Y dias de vendas pendentes que eles poderiam monitorar para dar uma melhor reflexão de como o negócio estava indo e também como isso ajuda a prever posições financeiras futuras.

Como mencionei anteriormente, os relatórios criados para uso externo têm uma finalidade diferente do gerenciamento de relatórios criados para uso interno. Se foram criados para uso interno, são o meio pelo qual a empresa aprende sobre suas atividades e descobre oportunidades para agir.

Uma empresa tem mais probabilidade de crescer quando os relatórios são gerados por uma pessoa altamente qualificada em analisar e interpretar dados financeiros contidos em relatórios. Essa pessoa pode identificar quando os relatórios padrão precisam de mais detalhes e pode criar análises ad hoc quando fizer sentido. Saber quando levar isso para o próximo nível e como fazê-lo só vem com a experiência.

Em particular, as empresas que mudam rapidamente não podem ignorar a interpretação das informações contidas nos relatórios financeiros. Na verdade, eles devem confiar muito neles (e em coisas como painéis ou KPIs) para navegar por esse estágio com facilidade. Mas crie painéis significativos Não é tão fácil quanto parece, requer uma compreensão de quais fatores impulsionam os negócios e quais sinais eles enviam. Alguns KPIs podem ser puramente financeiros, enquanto outros podem ser uma mistura de dados financeiros e operacionais. Um líder financeiro experiente saberá como reunir essas informações ou levar outros a fazer o mesmo.

Nível 4: Planejamento Financeiro

Com um registro preciso da atividade histórica e análise dos fatores que influenciaram os sucessos e fracassos, uma empresa pode usar as informações coletadas para desenvolver previsões financeiras . Como diz o ditado: 'você não pode saber para onde está indo antes de saber para onde foi'.

O processo de criação de previsões não se parece em nada com as etapas de registro das atividades contábeis e requer um conjunto diferente de ferramentas e habilidades.

Empresas com modelos de negócios que mudam rapidamente se beneficiam muito mais de previsões regulares e, novamente, não devem pular esta etapa. Quanto mais rápido o negócio muda, maior o risco associado ao não planejamento e ainda maior a necessidade de atualizações mais frequentes sobre o andamento do plano.

Uma previsão ideal seria previsão contínua e você deve sempre projetar 12 meses a qualquer momento; Isso é especialmente verdadeiro para negócios sazonais. A previsão deve incluir três demonstrações financeiras: lucros e perdas, despesas de capital e fluxos de dinheiro. A liderança pode então trabalhar com o resto da empresa para garantir que ela tenha recursos suficientes para atender a sua meta baseada nas necessidades. A equipe de finanças busca dimensionar os recursos do negócio para responder às necessidades de planejamento com nem mais nem menos do que o necessário, para que oportunidades e / ou recursos não sejam desperdiçados.

As empresas que estão neste nível da Hierarquia de Necessidades certamente precisarão de um CFO. Conforme mencionado acima, um CFO em meio período pode ser suficiente, mas haveria uma estreita relação de trabalho e colaboração com a administração para chegar a previsões financeiras significativas e, com sorte, precisas.

Nível 5: Colaboração Estratégica

As empresas que desejam crescer e melhorar continuamente também esperam o melhor de sua equipe de gerenciamento financeiro. O produto final final da equipe de gestão financeira é a colaboração estratégica, onde a função financeira faz parceria com outras áreas do negócio e é uma parte integrante do processo financeiro estratégico . Isso só pode ser realizado quando a empresa entende onde esteve e para onde deseja chegar.

A visão estratégica inclui decisões de preço de longo prazo, análise de cenário, expansão internacional, decisões de aquisição e muitas outras decisões de alto nível. A colaboração estratégica é o resultado da assimilação de novas fronteiras nos objetivos de longo prazo do negócio.

Um líder financeiro sazonal que possa colaborar com as empresas para criar estratégias financeiras viáveis ​​é essencial nesta fase. .

Escolha Finanças “Enxutas”

No ambiente de negócios atual, as organizações enxutas estão provando que, com a disciplina financeira certa, as empresas podem obter resultados significativos com menos recursos do que antes.

Dizendo Por Christian Gheorghe, CEO da Tidemark, “Mesmo um profissional financeiro de nível médio pode mover os processos de planejamento, orçamento e previsão de uma organização para além das planilhas do Excel, para que os gerentes possam ter os dados e análises necessários para compreender esses cenários. Onde eles se perguntam' e se ' e ser capaz de usar análises e previsões preditivas '.

Ao aumentar o interesse da força de trabalho e dos recursos financeiros, as empresas de alto crescimento são mais ágeis e respondem melhor às mudanças nas condições de negócios. Embora FinTech tenha limitações, está se tornando um grande facilitador . Por exemplo, dá à empresa a capacidade de abraçar o trabalho remoto, o que lhe permite reter talentos de alta qualidade a um preço de remuneração mais baixo. O software que gerencia a contabilidade e as finanças suporta muito melhor o uso de centros de serviços terceirizados.

A tecnologia colaborativa tornou mais fácil para as empresas aceitar a contratação de recursos financeiros em tempo integral e ainda ter acesso a um grande grupo global de indivíduos talentosos. As empresas agora podem envolver CFOs fracionários e conselhos consultivos e, posteriormente, contratar um CFO em tempo integral, para que possam simultaneamente atingir seus objetivos e atender às necessidades de liderança financeira mais sofisticada.

Dito isso, como certas metas estão se aproximando, um líder financeiro sazonal que possa criar uma estratégia financeira viável é essencial. Isso é especialmente verdadeiro quando uma empresa está tentando crescer aos trancos e barrancos por meio de uma série de rodadas financeiras externas. Embora conselheiros, VCs e consultores possam colocar uma empresa nos estágios iniciais de investimento, esperar muito tempo pode fazer com que o CFO não tenha tempo suficiente para aprender sobre o negócio antes do início da atividade pré-IPO.

Encontrar o CFO certo que deseja se juntar à aventura pode demorar um pouco. Paul Holland da Foundation Capital digo que “Não é incomum levar vários meses para encontrar e contratar um CFO de alta qualidade. O tempo ideal estimado para poder contratar esse CFO é de 12 a 18 meses antes do IPO ”.

Outro desafio para as empresas sem CFO nesse ambiente é acompanhar os regulamentos. Por exemplo quando ASC606 for realizada, as empresas com investidores externos serão obrigadas a relatar suas receitas de forma diferente do que faziam tradicionalmente.

Em conclusão, embora a contratação de um CFO não tenha que ser uma prioridade nos estágios iniciais do ciclo de vida de uma empresa, se o negócio continuar a crescer tanto quanto suas ambições, um CFO é necessário para gerenciar com eficácia as necessidades crescentes do negócio .

Cinco perguntas a fazer ao construir uma função financeira

Aqui estão algumas perguntas-chave que uma empresa deve considerar contratar sua equipe de contabilidade e finanças:

• Você está procurando investidores de fora? Nesse caso, é importante que você implemente processos e padrões contábeis adequados o mais rápido possível.

• Sua empresa está mudando rapidamente? Uma atitude transacional com foco histórico será limitada em sua capacidade de ajudar a identificar oportunidades e ameaças. Além disso, se o negócio mudar, o processo de contabilidade também pode.

• Quanta habilidade em gestão financeira você possui e quanto tempo pode dedicar a isso? Mesmo se você for proficiente em contabilidade e finanças, cada hora que você gasta em finanças é pelo menos uma hora que você não pode gastar fazendo o que faz melhor.

• Quantas reservas financeiras você pode ter em caso de surpresas? Com menos visibilidade e planejamento, as surpresas podem ser mais frequentes e maiores. Você precisará de maiores reservas de dinheiro.

• Quão complexas são suas operações? Como as máquinas e quase tudo o mais, quanto mais complexas forem suas operações e finanças, mais experiência e habilidade sua empresa precisará para gerenciar, relatar e planejar de forma adequada.