Os melhores designers de hoje são mais do que criadores, eles são facilitadores . Num processo cada vez mais multidisciplinar, colaborativo e criativo que inclui muitos participantes, atuam como impulsionadores que alinham e inspiram a equipa a dar o seu melhor.

Workshops de UX são provavelmente uma das melhores maneiras de colocar isso em prática. O surgimento de ideologias como Design Thinking , Lean UX , Y Design Sprints Eles tornaram os workshops de UX uma necessidade e, para designers, dar a eles a habilidade de facilitar um workshop de design é uma habilidade altamente desejável.

Um workshop de UX consiste em convidar sua equipe (outros designers, desenvolvedores, gerentes de produto, etc.) para uma sala de conferências, montando uma agenda em torno de um objetivo (por exemplo, protótipos de uma nova funcionalidade de produto) e chegar a algumas técnicas de colaboração, tal como debate e o esboço. Você obterá melhores resultados fazendo isso do que tentar gerenciar tudo sozinho - e como um bônus adicional, cultivar uma equipe mais engajada e motivada.

Imagine fazer isso com membros remotos da equipe que vivem do outro lado do mundo, sem comunicação face a face, em uma situação em que problemas técnicos são altamente prováveis. Se realizar um workshop de design com uma equipe co-localizada (todos no mesmo local físico) já é um desafio, sua versão remota pode ser uma verdadeira frustração e uma perda de tempo se você ignorar as técnicas de facilitação críticas e comprovadas.

Vamos dar uma olhada em algumas práticas testadas pelo tempo que ajudarão um workshop de UX remoto a funcionar sem problemas. Também veremos o que acontece antes, durante e depois e algumas das armadilhas a serem procuradas.

Antes do Workshop

Defina as funções do participante e obtenha ajuda

O planejamento e a facilitação de um workshop de design remoto requerem preparação e colaboração. É uma boa ideia delegar algumas tarefas a outras pessoas. Isso ajudará a evitar gargalos e surpresas desagradáveis ​​durante o workshop - como ter que coletar anotações e explicar as próximas etapas simultaneamente.

Existem duas funções que funcionam juntas na operação de uma oficina UX remota: o líder do workshop e ele assistente local :

O líder e facilitador do workshop

Esta é a pessoa (provavelmente você) que, entre outras coisas, irá “liderar o programa”, gerenciar a colaboração e a programação do workshop, definir o ritmo das atividades e manter os participantes envolvidos. Sua principal missão é ajudar a equipe a ser produtiva e manter o fluxo da oficina. Seja um líder de serviço . Dependendo da técnica do workshop remoto, você também pode participar (por exemplo, você pode liderar uma sessão de prototipagem e desenho ao mesmo tempo).

O assistente local

Como o facilitador só pode estar em um local por vez, cada um dos locais remotos deve ter um assistente local que pode contribuir com o restante da equipe. É importante ter alguém do outro lado para:

• Cuide da logística (reserve uma sala de conferências, agende o workshop com os participantes, etc.)
• Organize a sala e configure a tecnologia remota (veja abaixo)
• Obtenha materiais e suprimentos (Sharpies, Post-its, blocos de notas, etc.)
• Ajude a administrar o workshop

Um assistente remoto deve ser usado para executar as coisas sem problemas durante uma oficina UX remota.

Prepare a sala e teste a tecnologia adiante

Nada é mais frustrante do que ter uma grande discussão ou brainstorming interrompido por uma conexão perdida, interferência de tela compartilhada, eco excessivo da sala ou não ser capaz de ver os detalhes do esboço de papel de seu colega e posicionar sem sucesso na frente da câmera para que você possa ver e dê sua opinião sobre isso. Esta lista pode ser longa.

Mesmo que o desempenho final de uma oficina de experiência do usuário remota dependa muito da tecnologia e da sala, muitos de nós ainda temos como certo que tudo dará certo. Essa suposição pode ser perigosa. Embora provavelmente não seja possível realizar um workshop de experiência do usuário perfeito, com um pouco de planejamento e testes suficientes, você pode evitar a maioria das surpresas negativas. Assegure-se de ter:

1. Uma conexão de Internet estável e um backup. Além de sua conexão principal com a Internet, proteja uma rede móvel como backup. A maioria das redes 3G / 4G de hoje oferece suporte a videoconferência em níveis aceitáveis. Esteja pronto para mudar rapidamente para sua conexão móvel, se necessário, e certifique-se de testá-la com antecedência!
2. Uma sala silenciosa, confortável e bem iluminada. Tanto quanto possível, evite coisas como eco, interrupção de outras pessoas, luz forte (por exemplo, de janelas abertas que são desastrosas para as câmeras), reflexos em quadros negros ou muita escuridão. Se alguém estiver participando de um espaço compartilhado (como uma sala de escritório normal ou situação de coworking), certifique-se de que haja regras para ruídos e interrupções quando uma reunião estiver em andamento. Por exemplo, em meu trabalho anterior, desligamos algumas das luzes para que alguém que entrasse repentinamente na sala soubesse que estava ocorrendo uma reunião remota.
3. Equipamento de videoconferência apropriado. Hoje existem toneladas de soluções específicas que atendem a diferentes necessidades e orçamentos. Para uma configuração de uma pessoa, cerca de fones de ouvido com microfone e a câmera HD no formato de laptop moderno pode ser suficiente. Para salas de conferência (e desktops), verifique este ferramenta online para encontrar a melhor solução de videoconferência para sua equipe .
4. O software de colaboração certo Para oficinas de experiência do usuário remotas, ter um ótimo software de videoconferência, compartilhamento de arquivos e compartilhamento de tela é fundamental. Diversas soluções oferecem tudo em um só lugar, como Google Hangouts, Slack e Zoom. Minha preferência por videoconferência e compartilhamento de tela é Ampliação (de longe), principalmente devido à impressionante qualidade do vídeo, mas recomendo dar uma olhada em alguns análises de software para decidir por si mesmo.

Por último, depois de verificar os itens acima em sua lista, certifique-se de testar tudo bem antes do workshop. Em seguida, tente novamente, se puder.

Seja realista ao planejar ou facilitar um workshop UX

Planeje com seu assistente local e decida quais técnicas e ferramentas de workshop você usará para os resultados que deseja alcançar.

1. Explique e pratique as técnicas com o assistente local de antemão, para que fiquem em sincronia durante o workshop.
2. É importante cronometrar exatamente cada tarefa, não ser muito otimista ao estimar a duração da atividade ou permitir muito tempo.
3. Agende intervalos para que os participantes possam redirecionar suas energias.
4. Por último, planeje algum tempo para solucionar possíveis problemas técnicos e outros problemas que podem surgir durante o workshop (5 minutos por tarefa é bom). Eles o farão .

Durante o Workshop

Equilibra ferramentas digitais e físicas

Um dos desafios mais difíceis ao administrar uma oficina de experiência do usuário remota é encontrar uma combinação ideal de ferramentas digitais e físicas. É um equilíbrio delicado, pois ambos têm suas vantagens e desvantagens; é preciso escolher sabiamente.

O objetivo é manter o fluxo da loja enquanto processa com eficiência o fluxo de dados (conteúdo) que gera. Você deseja que a equipe gere ideias rapidamente, mas também deseja obter o máximo dessas ideias, processando-as de uma forma que resulte em produtividade máxima (agrupamento, fusão, divisão, priorização, etc.). Aqui estão duas estratégias diferentes para esta combinação:

Foco do workshop 1: Principalmente artefatos não digitais

Essa abordagem é aplicada quando a maioria dos artefatos são criados “analógicos” usando lápis + papel e digitalizando posteriormente ao digitalizar ou tirar fotos. Essa abordagem é mais apropriada quando:

1. A maior parte do equipamento está em um só lugar (apenas alguns participantes estão remotos)
2. Você deseja aproveitar a velocidade e a liberdade do conteúdo gerado manualmente (esboços, post-its, etc.)
3. O custo de digitalização e classificação das informações capturadas é baixo, ou seja, não é necessário modificar ou processar o excesso de conteúdo gerado (resumir, reescrever, etc.).

Por exemplo, em um conceito de workshop chamado “ estúdio de design ”, Os participantes da sessão podem desenhar rapidamente à mão, capturar imagens com seus celulares e compartilhar via Dropbox ou Folga . Outro exemplo é uma curta sessão de ideação em que você só precisa atribuir alguns Post-its (menos de 20) e alguém pode escrever rapidamente os Post-its em uma planilha para fácil classificação e priorização.

Desenhe e compartilhe usando aplicativos de mensagens (Slack)

Naturalmente, existem algumas desvantagens nessa abordagem:

1. O risco de perder acesso a coisas que você não digitaliza. Imagine que semanas ou meses depois você precise revisar o tópico, lembrar o que foi discutido, mas não conseguir encontrar explorações ou fotos. A menos que você tenha dedicado tempo para armazenar seus post-its, mantê-los organizados e acessíveis, essa não é uma configuração desejável.
2. Com artefatos digitalizados, você não tem a capacidade de 'copiar, colar, desfazer, duplicar, classificar' e assim por diante. facilmente, prejudicando a produtividade.

Foco da oficina 2: a maioria dos artefatos digitais

Use essa abordagem ao usar ferramentas digitais para criar e gerenciar conteúdo gerado pelo workshop (como painéis virtuais e planilhas online). Essa abordagem é mais apropriada quando:

1. Você deseja manter tudo o que foi criado (descobertas, ideias, esboços, etc.) facilmente acessível
2. Você deseja editar e reorganizar o conteúdo rapidamente (copiar + colar, duplicar, filtrar, classificar, numerar, priorizar, por exemplo, como em um formato de planilha)
3. A equipe é principalmente remota

Um bom exemplo de uso dessa abordagem de workshop é quando a equipe está criando diagramas de afinidade, mapas de empatia ou jornadas do usuário usando painéis virtuais.

Painéis virtuais online ( Realtimeboard , Muraly ou Sketchboard ) ajudam a eficiência da oficina UX

Outro cenário que funciona com essa abordagem é quando você precisa coletar ideias em sessões de ideação. Em vez de post-its no quadro ou quadro-negro (físico ou virtual), você pode usar uma planilha on-line compartilhada onde cada participante escreve suas ideias nas células da planilha (veja abaixo).

Os participantes de uma sessão de brainstorming podem escrever suas ideias em uma planilha online

Você também pode acelerar o processo de seleção e priorização de ideias durante as sessões debate com o uso de funções de cálculo e classificação automáticas. No exemplo abaixo, a equipe precisava escolher as melhores ideias entre mais de 40 que eles haviam pensado anteriormente. A planilha permitia votar nas melhores ideias e ordenar automaticamente a lista por número de votos. Todo o processo demorou menos de 8 minutos.

Os participantes da oficina votaram nas ideias (coluna B) inserindo pontos em uma escala de 5 a 1 nas colunas atribuídas (colunas C a L). A planilha então calculou o total de pontos (votos) para cada ideia, permitindo ao facilitador ordenar os resultados rapidamente (coluna M).

As desvantagens típicas desta estratégia são:

1. Técnicas de loja que exigem desenho (como esboços) e outras tarefas à mão livre (post-its) podem ser prejudicadas, a menos que uma grande ferramenta de captura digital esteja disponível
2. Algumas pessoas da equipe não terão acesso às ferramentas digitais selecionadas (software, hardware apropriado, etc.). Algumas reuniões virtuais online no modo gratuito limitam o número de usuários e não é viável adicionar o número necessário de participantes devido a restrições de orçamento

Um exemplo prático

Duas abordagens de workshop de UX foram discutidas (1: principalmente física e 2: principalmente digital); No mundo 'real', você pode usar uma abordagem híbrida e misturar aspectos de ambas. Vamos imaginar um workshop de design de um dia para o qual poderíamos aplicar o seguinte método (considerando que tudo é feito por videoconferência):

que		Como (e usando qual ferramenta)
1	Simpatize	Resultados da pesquisa do usuário atual (Keynote / Apresentações Google) Mapa de empatia (quadro branco virtual)
2	Enquadrando o problema	Brainstorming (quadro branco virtual ou planilha) Diagrama de afinidade (quadro branco virtual ou planilha)
3	Ideação	Brainstorming (planilha compartilhada) Priorizando (planilha compartilhada)
4	Prototipagem	Sketch (lápis + papel, tire fotos e compartilhe-as em um quadro branco virtual ou em um grupo de aplicativos de mensagens) Escolha as melhores ideias (vote por pontos no quadro branco virtual)

Acelere o trabalho com modelos

Certifique-se de ter tudo pronto para começar quando o workshop começar: modelos, documentos pré-preenchidos, quadros virtuais, etc. Prepare-se diligentemente e não perca o tempo de todos se acomodando na frente deles.

Aumente a produtividade de sua oficina de experiência do usuário com modelos.

Depois do workshop

Receba feedback, avalie e melhore

É uma boa ideia obter feedback de sua equipe após o workshop e identificar as áreas que podem ser melhoradas. A melhor hora para fazer isso é logo depois de terminar, porque tudo ainda estará fresco. Por exemplo, como resultado do uso extensivo de tecnologia no caso de uma abordagem quase digital, muitas armadilhas e falhas potenciais surgem invariavelmente, discutir por que eles ocorreram e como evitar que aconteçam novamente é um grande benefício para qualquer equipe.

Antes do workshop, prepare uma pequena pesquisa online anônima e envie o link para os participantes logo após o workshop. Certifique-se de acompanhar cada aspecto como uma seção separada (equipamentos e técnicas usados, comunicações, tecnologia remota, software, duração do workshop, etc.) e deixe a equipe deixar comentários, não apenas a taxa ou caixas de seleção.

Existem muitas outras maneiras de obter feedback pós-workshop - como pedir à equipe para postar em uma parede com comentários (físicos ou virtuais) ou conduzir entrevistas individuais. Escolha aquele que mais se adapta a você, mas não perca a oportunidade.

Cuide de seus artefatos digitais

Os ativos gerados durante o workshop são úteis não apenas enquanto estão em andamento, mas podem ser usados ​​para discussões em um futuro próximo ou como ponto de partida para outros workshops.

Em uma abordagem tradicional (ou quase não digital), você provavelmente terminará com pilhas de post-its, notas manuscritas e esboços. Se for esse o caso, uma boa prática é manter pelo menos os artefatos mais importantes até ter certeza de que pode deixá-los ir. Você também tem a opção de digitalizá-los (tirar fotos, tabular em planilhas, etc).

Em uma abordagem quase digital, você não terá tanto papel para lidar, mas os artefatos digitais gerados ainda terão que ser organizados, classificados e arquivados em algum tipo de sistema. É melhor não deixar uma lista desordenada de arquivos incompletos e abandonados que podem causar dores de cabeça futuras - passe algum tempo logo após o workshop para organizá-los. Você pode fazer isso de duas maneiras:

1. Crie um repositório centralizado e organizado para o workshop. Por exemplo, uma pasta mestre compartilhada com subpastas para cada técnica usada durante o workshop. Certifique-se de incluir links para tabelas virtuais e quaisquer outras fontes / ferramentas externas.
2. Certifique-se de que os artefatos básicos estejam completos (esboços, planilhas, quadros virtuais, etc.). Quando não for possível terminá-los durante o workshop, se você acha que eles podem ser úteis no futuro, faça-o o mais rápido possível após terminar. Não confie na sua memória porque meses depois, um esboço ou planilha incompleta pode não fazer nenhum sentido para você.

Para terminar

Usando diferentes técnicas e ferramentas, workshops de UX remotos podem entregar os mesmos resultados que workshops localizados no mesmo local. Feito da maneira certa, os benefícios de produtividade aumentados pelas ferramentas de colaboração digital compensam a falta de discussão cara a cara.

Planejar e executar um workshop de design de UX remoto não é ciência de foguetes, mas os muitos detalhes complexos e armadilhas potenciais requerem atenção. Apesar da preparação meticulosa, é improvável que você acerte tudo na primeira tentativa. O melhor é relaxar, divertir-se com a equipe e lembrar que - cada workshop representa uma oportunidade de aprender, e da próxima vez é sempre uma melhoria!